Vue d'ensemble
L'export d'audit est le produit final du module Alimentation. Il regroupe toutes les données pertinentes dans un seul document : ce qui a été acheté, quand et quoi a été distribué à quel groupe, et si cela correspond de manière plausible aux effectifs d'animaux.
Ce sont exactement ces trois questions que pose un contrôle Bio Suisse, IP-Suisse ou OMédV. Avec l'export d'audit, vous répondez aux trois en un seul document.
Lancer l'export d'audit
- Rendez-vous dans Alimentation > Export d'audit
- Sélectionnez la période -- généralement l'année civile ou la saison
- Optionnel : filtrez par groupe ou certification
- Choisissez le format :
- PDF -- clair et prêt à imprimer
- CSV -- pour un traitement ultérieur dans Excel
- Appuyez sur Exporter
Contenu de l'export
Partie 1 -- Achats
Une liste chronologique de tous les achats de la période, avec :
- Date
- Aliment + catégorie
- Quantité + unité
- Fournisseur + type de fournisseur
- Numéro de bon de livraison (si disponible)
- Statut de certification (incl. note de dérogation si différent)
- Indication «Bon de livraison joint : oui/non»
Partie 2 -- Périodes de ration
Par groupe, la liste des plans de ration actifs pendant la période, avec :
- Désignation du plan
- Date de début et de fin
- Postes (aliment + quantité journalière + fréquence)
Ainsi, le contrôle voit ce qui a réellement été distribué -- pas seulement ce qui était théoriquement prévu.
Partie 3 -- Vérification de plausibilité
Le calcul opposant achat et consommation :
- Acheté par aliment -- total issu du journal des achats
- Consommation extrapolée -- à partir des plans de ration × effectifs d'animaux × jours
- Différence -- interprétable comme variation du stock
Une grande différence n'est pas automatiquement un problème (le stock varie), mais elle est signalée comme indication. Ainsi, les lacunes dans la documentation sont détectées avant que le contrôle ne les trouve.
Détails de format
- Format A4 portrait, prêt à imprimer
- Logo de votre exploitation (si enregistré)
- Période et date de création sur chaque page
- Présentation tabulaire dans les parties 1 et 2
- Séparation claire des sections pour le contrôle
CSV
- Un fichier par section (Achats / Plans / Plausibilité)
- Séparateur : point-virgule (format Excel français)
- Encodage : UTF-8 avec BOM (Excel ouvre le fichier directement et correctement)
- Tous les champs en texte clair, sans codes
Avant le contrôle
Étapes recommandées avant un contrôle Bio ou IP-Suisse :
- Vérifier l'avertissement «Achats sans bon de livraison» sur la page d'accueil et compléter si possible
- Créer l'export d'audit pour la période contrôlée en PDF
- Inspecter l'export -- les quantités, certifications et fournisseurs sont-ils corrects ?
- Emporter le PDF sur une clé USB ou en version imprimée
- Optionnel : les bons de livraison joints sont directement accessibles depuis les entrées d'achat dans Herdy -- emporter une tablette ou un ordinateur portable pour le contrôle
Conseil : Vous pouvez recréer l'export d'audit à tout moment. Si vous ajoutez des données entre deux contrôles (p. ex. joindre un bon de livraison oublié), il vous suffit de recréer l'export.
Protection des données
L'export d'audit est créé à la demande et n'est pas stocké durablement sur nos serveurs. Le fichier téléchargé reste chez vous. Les bons de livraison et les images continuent d'être stockés dans l'archive de l'exploitation -- l'export ne fait que les référencer.