Überblick
Im Medikamenteninventar führen Sie alle Tierarzneimittel, die auf Ihrem Betrieb lagern. Jedes Mittel trägt seine Absetzfristen, seine Standarddosierung und seinen Lagerbestand. Bei jeder Behandlung zieht Herdy die verwendete Menge automatisch ab und rechnet aus den Fristen die Freigabedaten aus.
Sie erreichen das Inventar über Stammdaten > Medikamente. Mitarbeitende, Familienmitglieder und Tierärztinnen sehen den Bereich nur mit Zugriff auf das Modul «Gesundheit».
Diese Seite beschreibt die Verwaltung des Inventars. Wie Sie ein Mittel bei einer Behandlung einsetzen, steht unter Behandlungen; die gesundheitliche Sicht auf die Medikamente finden Sie unter Medikamente im Gesundheitsbereich und die Fristen unter Absetzfristen.
Warum das Inventar Pflicht ist
Die Tierarzneimittelverordnung verlangt von jedem Betrieb, der Arzneimittel auf Vorrat hält, eine Inventarliste über Bezug, Rückgabe und Entsorgung. Die Unterlagen sind drei Jahre lang aufzubewahren. Genau diese Liste erzeugt Herdy aus Ihren Einträgen, siehe Abschnitt «Inventarliste exportieren».
Neues Medikament erfassen
- Gehen Sie zu Stammdaten > Medikamente.
- Tippen Sie auf Neues Medikament.
- Füllen Sie das Formular aus und tippen Sie auf Neues Medikament.
Grundangaben
- Handelsname: der Produktname von der Packung, zum Beispiel «Cydectin Pour-On».
- Wirkstoff: zum Beispiel «Moxidectin», «Oxytetracyclin».
- Einheit: ml, g, Tabletten, Boli, Stück oder Andere.
- Kategorie: Antiparasitikum (Entwurmung), Antibiotikum, Entzündungshemmer oder Andere. Die Kategorie steuert, wo das Mittel später vorgeschlagen wird. Nur Behandlungen mit einem Mittel der Kategorie «Antiparasitikum (Entwurmung)» zählen in der Entwurmungs-Übersicht als Entwurmung, siehe Entwurmung.
- Übliche Verabreichungsart: oral, intramuskulär, intravenös, subkutan, intramammär, intrauterin, äusserlich, intraruminal oder Andere. Der Wert wird bei jeder Behandlung mit diesem Mittel vorgeschlagen.
Absetzfristen
Drei Felder, alle in Tagen: Absetzfrist Fleisch, Absetzfrist Milch und Absetzfrist Organe. Die Werte stehen auf dem Beipackzettel oder erhalten Sie von Ihrer Tierärztin.
Herdy rechnet daraus bei jeder Behandlung die Freigabedaten aus. Der erste wieder erlaubte Tag ist der Tag nach Ablauf der Frist, gerechnet ab der letzten Anwendung.
Wichtig: Tragen Sie die Fristen sorgfältig ein. Ein falscher Wert führt zu falschen Freigabedaten und damit zu einem Rückstandsrisiko.
Bio-Einstufung
Der Abschnitt Bio-Einstufung erscheint auf jedem Betrieb, nicht nur auf Biobetrieben. So ist der Katalog bereits richtig eingestuft, falls Sie später umstellen.
- Antibiotikum: füllt die Pflichtspalte «Antibiotika» im Bio-Behandlungsjournal.
- Chemisch-synthetisches Allopathikum: ist standardmässig gesetzt. Auf Biobetrieben verdoppelt Herdy für solche Mittel die Absetzfrist. Bei Phytotherapie und Homöopathie wählen Sie das Feld ab.
- Kritische Wirkstoffgruppe (Bio Suisse): Cephalosporine 3./4. Generation, Makrolide oder Fluorchinolone. Leer lassen, wenn das Mittel keiner kritischen Gruppe angehört. Die Liste aktualisiert Bio Suisse jährlich.
- Mittel zur Trockenstellung (Euterprobleme): die einzige Ausnahme von der Verdoppelung.
- Zählt zur Bio-Behandlungsgrenze: ist standardmässig gesetzt. Abwählen bei Parasitenbekämpfung, Narkose- und Schmerzmitteln sowie Behandlungen in staatlichen Tierseuchenprogrammen.
Auf einem Biobetrieb zeigt die Liste dazu Abzeichen: «Phyto/Homöopathie», «Trockensteller», «Zählt nicht» und «Kritisches AB». Auf einem konventionellen Betrieb bleiben sie ausgeblendet.
Dosierung
- Dosierungsbasis: «Pro Tier» oder «Pro kg Lebendgewicht». Steht auf dem Etikett eine Rate wie «1 ml pro 10 kg», wählen Sie «Pro kg Lebendgewicht».
- Standarddosierung: die Zahl dazu. Die Einheit steht im Feld, damit die Zahl später eindeutig bleibt. Bei «Pro kg Lebendgewicht» zeigt Herdy unter dem Feld zur Kontrolle, wie viel das je 10 kg und je 50 kg ergibt. Vergleichen Sie diese Zeile mit dem Etikett.
- Bemerkungen: Freitext, zum Beispiel Lagerhinweise.
Medikament bearbeiten
- Öffnen Sie das Mittel aus der Liste.
- Tippen Sie auf Medikament bearbeiten.
- Ändern Sie die Felder und tippen Sie auf Änderungen speichern.
Die Kategorie lässt sich auch direkt auf der Detailseite umstellen, ohne den Umweg über das Formular.
Bestand führen
Der Lagerbestand entsteht aus einzelnen Vorgängen. Auf der Detailseite stehen dafür vier Knöpfe.
Eingang erfassen
Für jeden Bezug beim Tierarzt:
- Öffnen Sie das Medikament und tippen Sie auf Eingang erfassen.
- Erfassen Sie die Konfektion: Anzahl, Packung (zum Beispiel «Flasche») und Inhalt je Packung. Herdy rechnet die Menge daraus aus und zeigt sie an. Kennen Sie die Konfektion nicht, tragen Sie stattdessen direkt die Menge ein.
- Setzen Sie das Datum des Bezugs.
- Wählen Sie die Tierart, für die der Vorrat bestimmt ist. Hält Ihr Betrieb nur eine Art, entfällt die Frage. Die Inventarliste braucht diese Angabe, weil je Tierart ein eigener Blattsatz geführt wird.
- Tragen Sie Lieferant, Chargennummer und Verfallsdatum ein.
- Tippen Sie auf Erfassen.
Wichtig: In das Inventar gehört nur, was auf Vorrat geht. Was die Tierärztin für eine laufende Behandlung mitbringt und sofort aufbraucht, gehört ins Behandlungsjournal, nicht in die Inventarliste.
Rückgabe
Geben Sie eine angebrochene oder abgelaufene Packung an die Praxis zurück, erfassen Sie Rückgabe. Wählen Sie unter «Betrifft welchen Bezug?» den zugehörigen Eingang und tragen Sie unter Zurückgegeben an ein, wer die Packung entgegengenommen hat. Das amtliche Formular druckt Bezug und Rückgabe auf derselben Zeile.
Entsorgung erfassen
Wird ein Mittel vernichtet, erfassen Sie Entsorgung erfassen, ebenfalls mit Bezug und, falls bekannt, mit der Person unter Entsorgt durch.
Bestand korrigieren
Stimmt der angezeigte Bestand nicht mit dem Schrank überein, tippen Sie auf Bestand korrigieren, wählen unter Richtung «Bestand verringern» oder «Bestand erhöhen» und tragen die Differenz ein. Eine Korrektur ist eine Buchungshilfe und kein Beleg für die Kontrolle. Wo eine Rückgabe oder eine Entsorgung stattgefunden hat, erfassen Sie diese und nicht eine Korrektur.
Behandlung
Setzen Sie das Mittel in einer Behandlung ein, bucht Herdy die Menge selbst ab. In der Bewegungsliste erscheint der Eintrag als «Behandlung». Sie müssen dafür nichts zusätzlich tun.
Bestand im Blick behalten
- Die Liste zeigt je Mittel den aktuellen Bestand. Fällt er auf null oder darunter, erscheint die Zahl rot.
- Auf der Detailseite steht bei negativem Bestand der Hinweis «Lagerbestand negativ» mit einem Knopf zur Korrektur. Ein Minusbestand ist immer ein Buchungsfehler, meist ein fehlender Eingang.
- Die Bewegungsliste unter dem Formular zeigt jeden Vorgang mit Datum, Lieferant, Charge und Verfallsdatum.
Medikament archivieren
Verwenden Sie ein Mittel nicht mehr, nehmen Sie es aus dem Katalog:
- Öffnen Sie Medikament bearbeiten.
- Tippen Sie unten unter Aus dem Katalog nehmen auf Archivieren und bestätigen Sie.
Archivierte Mittel erscheinen nicht mehr in der Auswahl bei Behandlungen. Alle erfassten Bewegungen bleiben stehen und weiterhin auf der Inventarliste, so wie es die Verordnung verlangt.
Solange noch Bestand vorhanden ist, ist das Archivieren gesperrt. Herdy zeigt stattdessen den Restbestand und führt Sie auf den richtigen Weg: entweder die Packung steht noch im Schrank und gehört ins Inventar, oder sie ist weg und braucht den Eintrag «Rückgabe» oder «Entsorgung». Bei einem negativen Bestand verlangt Herdy zuerst die Korrektur auf null.
Archivierte Mittel finden Sie über Archivierte anzeigen in der Kopfzeile der Liste. Beziehen Sie ein Mittel wieder, tippen Sie auf Wieder aufnehmen, statt es neu anzulegen. So bleibt die Bewegungsgeschichte an einem Stück.
Inventarliste exportieren
Über Inventarliste exportieren in der Kopfzeile der Liste erreichen Sie die Seite Inventarliste für Tierarzneimittel. Sie erzeugt das AGRIDEA-Norm-Formular mit allen Pflichtangaben, je Tierart ein eigener Blattsatz.
- Norm-Formular als PDF: das Formular zum Ausdrucken und Ablegen.
- Inventarliste als CSV: dieselben Spalten als Tabelle.
Das Formular führt je Zeile Bezugsdatum, Handelsname, bezogene Menge und die abgebende Person; Rückgabe oder Vernichtung stehen daneben. Behandlungen und Korrekturen erscheinen bewusst nicht, sie gehören ins Behandlungsjournal.
Haben Sie noch keinen Bezug erfasst, meldet die Seite, dass die Inventarliste nur nötig ist, wenn Arzneimittel auf dem Betrieb gelagert werden.
Unter Weitere Exporte finden Sie zusätzlich alle Bestandsbewegungen je Medikament als PDF oder CSV. Diese Liste ist für Ihre eigene Bestandsführung gedacht, nicht für die Kontrolle.
Das Norm-Formular wird unter anderem anerkannt für TAMV, QS Milch, QM-Schweizer Fleisch, IP-SUISSE, TerraSuisse, Coop Naturafarm, Mutterkuh Schweiz und Agri Natura.
Tipp: Buchen Sie jeden Bezug am selben Tag ein, an dem Sie ihn erhalten. Dann stimmt der digitale Bestand jederzeit mit dem Medikamentenschrank überein, und die Inventarliste ist auf Knopfdruck fertig.