Vue d'ensemble
Avant un contrôle, vous vous demandez quels documents la personne chargée du contrôle voudra voir et si tout est réuni. Le dossier de contrôle répond aux deux questions : vous choisissez le type de contrôle et la période, Herdy en compose un seul PDF. Ce qui ne se trouve pas dans Herdy, par exemple les ordonnances ou la convention Mvét, figure à la fin du dossier sous forme de liste de contrôle, afin que vous puissiez joindre les justificatifs papier de manière ciblée.
Vous accédez à la page via Rapports > Dossier de contrôle.
Le dossier lit exclusivement des données déjà présentes dans Herdy. Rien n'est notifié, rien n'est modifié et rien n'est envoyé à la BDTA.
Conditions préalables
- Votre rôle doit avoir accès au module Rapports. Les collaborateurs et les vétérinaires n'atteignent pas la page ; l'export du journal reste disponible pour le vétérinaire.
- Chaque type de dossier nécessite en plus le module dont proviennent ses données : OMédV, bien-être animal et bio le module Santé, BDTA et estivage les modules BDTA et Animaux. Si un module manque, la carte est grisée.
- Le dossier bio suppose un statut bio dans le profil d'exploitation, le dossier estivage au moins une saison saisie.
Les cinq types de dossier
En haut de la page, vous choisissez l'une des cinq cartes. Chaque carte indique les sections que contiendra le PDF.
OMédV (médicaments vétérinaires)
Pour le contrôle selon l'ordonnance sur les médicaments vétérinaires. Sections : exploitation et vétérinaire d'exploitation, journal des traitements au format AGRIDEA par espèce, inventaire des médicaments vétérinaires, stock, délais d'attente en cours, antibiotiques sans classification. Annexes papier : convention Mvét et protocoles de visite, ordonnances et bulletins de livraison, instructions d'utilisation, attestations de compétences, étiquettes.
Bien-être SRPA et contribution à la mise au pâturage
Pour le contrôle des programmes de bien-être animal. Sections : catégories et type d'exploitation, aperçu mensuel des sorties, journal des sorties en grille annuelle par catégorie, exceptions et motifs, jours d'estivage, début du journal et état de mise à jour. Annexes : prescriptions thérapeutiques vétérinaires limitées dans le temps, fixations documentées avant transport, surfaces de pâturage par catégorie.
Bio et labels
Pour le contrôle bio. Sections : journal des traitements avec délai d'attente doublé, compteur de traitements bio par animal et par année, antibiotiques critiques, registre des animaux à la date de référence avec entrées et sorties, journal des sorties comme dans le dossier bien-être, renvoi à l'export d'audit de l'affouragement. Annexes : certificats bio des exploitations d'origine, autorisations exceptionnelles, antibiogrammes, résultats d'échantillons de lait, bulletins de livraison des achats d'aliments, justificatifs d'IA.
Effectif BDTA et notifications
Pour le contrôle du trafic des animaux. Sections : sites avec numéro BDTA et dernière synchronisation, liste des animaux à la date de référence, trafic des animaux avec délai de notification, notifications ouvertes et en erreur, documents d'accompagnement, recensements. Annexes : copies des documents d'accompagnement, commandes de marques auriculaires, liste des animaux BDTA d'Agate si l'organe de contrôle exige l'original.
Estivage
Pour le contrôle d'alpage. Sections : saisons dans la période, liste de montée à l'alpage, appréciation de la charge, notifications BDTA de la saison, documents d'accompagnement, traitements pendant la saison. Annexes : documents d'accompagnement, journal des fourrages et engrais de l'alpage, journal de pâture des moutons, journal de contrôle, concept de protection des troupeaux, plan d'exploitation.
Période et date de référence
Sous les cartes, vous choisissez la période. Par défaut, ce sont les 12 derniers mois, comme les organes de contrôle l'exigent habituellement. Les autres préréglages sont Année en cours, Année précédente et 3 dernières années ; les trois ans correspondent au délai de conservation selon l'art. 29 OMédV. Avec Depuis une date, vous fixez librement le début, par exemple au dernier contrôle, avec Du/Au les deux limites.
La période ne peut pas dépasser cinq ans ni se terminer dans le futur. La date de référence est toujours la fin de la période, au plus tard aujourd'hui. La liste des animaux et l'effectif sont calculés à cette date.
Indications pour la page de couverture
Trois champs sont facultatifs et n'apparaissent que sur la page de couverture : l'organe de contrôle (avec des suggestions comme KUT, Agrocontrol ou bio.inspecta), la date du contrôle et une remarque. Ces indications ne sont pas enregistrées et n'apparaissent pas dans la barre d'adresse du navigateur.
Aperçu et PDF
À droite, vous voyez ce que contiendra le dossier : chaque section avec son nombre, par exemple « 43 entrées, 3 espèces » ou « 318 animaux à la date de référence ». Les sections sans entrées sont grisées ; elles figurent tout de même dans le PDF avec la mention « Aucune entrée dans la période », afin que la personne chargée du contrôle voie que rien ne manque, mais que rien ne s'est produit.
Le bouton Créer le PDF compose le dossier dans votre navigateur et l'enregistre comme fichier, par exemple herdy-kontrolldossier-tamv-2025-09-22-2026-09-21.pdf. Le PDF contient :
- une page de couverture avec exploitation, adresse, numéro BDTA, type d'exploitation, espèces avec effectif à la date de référence, période, les indications facultatives et la mention que les enregistrements sont tenus électroniquement dans Herdy
- un sommaire avec numéros de page
- un pied de page sur chaque page avec type de dossier, exploitation, numéro BDTA, période et « Page x sur y »
- les sections dans l'ordre de la carte
- la liste des annexes avec les justificatifs conservés sur papier ou chez des tiers
- des lignes de signature pour le détenteur ou la détentrice et la personne chargée du contrôle. Elles sont une aide pour le jour du contrôle, pas une obligation.
Indications affichées sur la page
- Adresse manquante : si aucune adresse n'est enregistrée dans le profil d'exploitation, la ligne reste vide sur la page de couverture. L'indication mène directement au profil d'exploitation ; le dossier est quand même créé.
- Pas de numéro BDTA : la page de couverture indique « non renseigné ».
- Date de référence différente d'aujourd'hui : le stock et les délais d'attente ne connaissent que l'état actuel et ne sont pas recalculés ; la liste des animaux, en revanche, est calculée à la date de référence à partir des entrées et sorties. Les animaux sans données BDTA apparaissent avec leur statut actuel.
- Délais de notification : dans la section BDTA, une notification est considérée comme tardive lorsque plus de trois jours ouvrables séparent l'événement de la transmission (du lundi au vendredi, jours fériés non pris en compte). Les naissances sont comptées en jours civils.
- Sections très longues : au-delà de 5'000 lignes, une section est tronquée et signalée par « raccourcir la période ».
Accès depuis le quotidien
Vous n'êtes pas obligé de passer par Rapports à chaque fois :
- Profil d'exploitation, carte « Documents à conserver » : bouton Créer le dossier de contrôle.
- Tableau de bord bien-être sous Soins : bouton Dossier de contrôle à côté de Imprimer, avec le dossier bien-être présélectionné.
- Export du journal et export de l'inventaire : lien « Pour le contrôle : dossier de contrôle OMédV ».
- Vue d'ensemble de l'estivage : bouton Dossier de contrôle estivage dès qu'une saison est saisie.